Estratégias Avançadas de Negociação em Compras

Estratégias Avançadas de Negociação em Compras

Negociação pode ser definida em diversas formas. Porém, definiremos negociação como: processo por meio do qual, duas ou mais pessoas, procuram ajustar entre si níveis de concessão e obtenção necessários, para atingir um objetivo comum.

Este processo é usado diariamente por todos nós em todas as nossas relações diárias, seja pessoal ou profissional, e existe com finalidade de obter um resultado melhor do que pessoas e/ou organizações obteriam se não negociassem.

A importância da negociação dentro dos cenários internacional e nacional está fundamentada na formação de diferentes mega blocos econômicos, na internacionalização das relações comerciais por meio da internet, e pela exigência dos diferentes mercados.

Já no cenário empresarial é importante porque as empresas estão totalmente voltadas para o cliente, pela alta competitividade do mercado mundial e pela necessidade de ser flexível e se adequar às mudanças que as organizações atravessam.

Componentes e estilos da negociação

Diante de tantos cenários desafiadores, uma negociação somente irá ocorrer se existirem duas ou mais partes, conflitos de interesses, interesses em comum, a busca de soluções, um relacionamento voluntário e um acordo mútuo. As principais características do negociador são:

Dominar objetivos da empresa;
Conhecer a conjuntura econômica;
Preparo para superar crises;
Dominar o objetivo da negociação;
Possuir poder de barganha;
Ser ético e cooperativo;
Saber ouvir com atenção;
Ter raciocínio analítico;
Possuir habilidade de planejar;
Possuir autodomínio sob tensão.

Desta forma, os estilos de negociação são divididos em dois tipos: integrativa (ganha ganha) e distributiva (ganha-perde). O estilo de negociação integrativa tem como objetivo básico aumentar o ganho total de ambas as partes, ao contrário da distributiva que visa o aumento do ganho próprio.

Os diferentes estilos do negociador

Existem diversos tipos de estilos de negociação, como em qualquer atividade, cada um dos estilos (demonstrados abaixo) é usado de acordo com a necessidade, e, principalmente com os objetivos pré-definidos no processo de negociação.

Estilo afirmação

O estilo afirmação tem como objetivo principal a construção de relacionamentos e se baseia no uso da assertividade como estilo comportamental. Como consequência existirá sempre a transparência, a credibilidade e a justiça.

Estilo persuasão

O estilo persuasão utilizados em situações onde é necessária uma forte argumentação com o uso de propostas e sugestões baseadas no uso do raciocínio e da informação. Como consequência proporcionará uma análise e ponderação, e, principalmente, riqueza de informações.

Estilo ligação

O estilo ligação, baseia-se na aplicação da empatia, ou seja, ato de se colocar na posição do outro com apoio e compreensão. Como consequência proporcionará uma equidade e um grande respeito e compromisso.

Estilo atração

O estilo atração é o mais perigoso, uma vez que ocorre um envolvimento emocional (sedução). Neste estilo, o mau uso do envolvimento com o interlocutor estimula e motiva a erros, muitas vezes, através da falsidade e manipulações. Se bem desenvolvido, proporciona como consequência uma autenticidade e energia, e, principalmente, credibilidade.

Estratégias de negociação

As estratégias de negociação auxiliam e possibilitam criar soluções para conflitos de interesses. Esses interesses devem ser analisados pelos impactos que podem causar no relacionamento, e, principalmente, no resultado de uma negociação. As estratégias podem ser definidas conforme abaixo:

Integradora

A estratégia integradora é a mais complexa de ser aplicada, uma vez que visa atingir resultados máximos para ambos. Pode ser aplicados diante de assuntos complexos, recursos de ambos, busca de alternativas e quando uma parte sozinha não pode resolver o problema. Porém, não deve ser aplicada nas seguintes situações: problemas simples, necessidades de decisões imediatas e falta de habilidades dos envolvidos no processo. Em compras, é aplicada em processos longos.

Concessão

A estratégia concessão, tem como objetivo principal o desenvolvimento de relacionamentos e alianças. Poder ser aplicada nos seguintes casos: o outro é mais importante, posição de fraqueza, preservar relacionamento e crença de estar certo. Não é apropriada para situações em que o assunto é muito importante para você e se a outra parte está errada ou não é ética. Na área de compras, a técnica é utilizada na primeira negociação com um novo fornecedor.

Dominador

A estratégia dominador visa sempre os resultados para uma única parte. Deve ser utilizado nas seguintes situações: assunto trivial, velocidade de decisão, assertividade com subordinados e em assuntos importantes para você. É desaconselhável sua utilização, quando o assunto é complexo, ambos têm o poder, subordinados competentes e em decisões lentas. Na área de compras, a técnica é usada em processos fechados.

Indiferente

A estratégia Indiferente, caracteriza-se por ambas as partes apresentarem desinteresses nos resultados. É utizado em situações em que há assuntos triviais ou um período de esfriamento. Não deve ser aplicado em assuntos importantes para você, e, principalmente, em processos que a decisão é sua, e onde exige sua máxima atenção. Na área de compras, é utilizado em processos que possuem o objetivo único de atender uma determinada necessidade.

Compromisso

A estratégia compromisso, é a mais utilizada, pois, os resultados possíveis são compartilhados por ambas as partes. São indicadas em situações onde ambas as partes têm o poder, não são necessários consenso, e em soluções temporárias de problemas complexos. Não deve ser utilizada onde uma das partes tem mais poder, e em problemas complexos com necessidades de abordagens particulares. Na área de compras, é utilizado em processos onde é interessante manter um equilíbrio total da negociação.

Táticas de negociação

As táticas mais utilizadas durante a negociação são:

Controle

A tática controle visa limitar a liberdade de ação e manobra.

Limite de autoridade

Políticas e procedimentos;
Alçadas financeiras;
Competências técnicas;
Restrições legais.

Tempo

Redução do tempo;
Aumentando o tempo;
Ultimato de tempo.

Pressão

A tática pressão é planejada para promover concessões

Pretensões exorbitantes;
Ameaças com ação;
Paralisação e surpresa;
Dividir e conquistar.

Armadilha

A tática armadilha é planejada para induzir concessões

Simplicidade;
Dados incorretos;
Blefe / fatiar;
Off the records.

O poder na negociação

Podemos definir o poder na negociação como sendo a capacidade de exercer mudança no comportamento de outra pessoa. Os principais tipos de poder são:

Informação;
Recompensa;
Coercitivo (punição);
Legítimo;
Técnico (especialista);
Referência.

Sinais não verbais da negociação

Tabela – Sinais não verbais da negociação

A negociação em compras

Dentro de uma organização, as receitas de vendas são distribuídas entre colaboradores, fornecedores, instalações, giro, acionistas, obsolescências e tributos. Dentre todas estas contas, fornecedores destacam-se por representar segundo estudos realizados, 58% do total das receitas obtidas. Desta forma, os ganhos obtidos pelo departamento de compras têm grande repercussão no lucro de uma organização.

Para atingirmos tal objetivo é fundamental que os departamentos responsáveis pelas aquisições, nas organizações consigam realizar excelentes negociações e tornem consequentemente os seus produtos e/ou serviços mais competitivos dentro do mercado atual.

Gráfico – Faixa de negociação

Toda a negociação deve começar por uma fase preliminar que define a construção de um relacionamento pessoal. Posteriormente, na fase de abertura, o negociador faz suas exigências, estabelece expectativas e testa demandas. Já na fase de diagnóstico deve-se identificar as necessidades e objetivos, e, principalmente, explorar rumos alternativos. Por fim, na fase de fecham ento, o negociador combina rumos do acordo e efetiva a contratação.

Negociando Internacionalmente

Como todas as variáveis existentes, dentro de um processo de negociação, são importantes, a negociação internacional exige uma série de precauções e exigências causadas, muitas vezes pelos mega blocos econômicos, que funcionam como barreiras comerciais e, até mesmo, por imposições de empresas multinacionais que fornecem produtos únicos ou flexíveis, de acordo com o país produtor, o que torna a negociação internacional ainda mais exigente e dinâmica.

Dentre os requisitos para realizar uma negociação internacional destacam-se:

Domínio de idiomas, principalmente o inglês (padrão de comunicação);
Conhecimento de culturas locais;
Domínio de termos comerciais (Incoterms);
Obter propostas firmes e válidas;
Definir claramente as garantias e responsabilidades;
Formalizar sempre todos os detalhes do acordo.

Técnicas básicas de negociação em compras

Relacionamos abaixo algumas técnicas que proporciona ao negociador condições básicas para atingir suas metas nos processos de compras.

Nunca fazer a oferta inicial;
Oferecer concessões gradualmente;
Não prometer o que não pode atender;
Não aceitar dividir a diferença;
Aprender a utilizar o tempo como aliado;
Procurar conhecer as necessidades do oponente;
Não aceitar a oferta inicial;
Não explorar negativamente as fraquezas do vendedor;
Nunca negociar quando não estiver preparado.

Roberto Cássio B. Caram
Idealizador, Fundador e Presidente da ABPC
(Associação Brasileira dos Profissionais de Compras)